A infra-estrutura administrativa tem a função de manter a apoiar o sistema de distribuição de materiais, incluindo um esquema claro sobre atribuição de:

autoridade para prescrever o uso de materiais

responsabilidade sobre os materiais solicitados

conhecimento das regras de decisão

informação sobre as ordens realizadas

Tem a função de promover informações concisas, oportunas e atualizadas sobre:

Os estoques de materiais, destacando o que há, quando, onde, qual o valor e quem fornece tal item;

Transações realizadas com materiais:

Quem solicitou o quê, quando, de onde, qual a quantidade;

Quem recebeu o quê, quando, de onde, qual a quantidade e qual tem sido a utilização do material (em unidades e valor).

Têm a função de governar a administração de materiais a fim de otimizá-la (reposição de pedidos); ou seja, quem deve ter, o que se deve ter, onde, quando, quanto.

Todo o produto deve vir acompanhado de um documento de entrega:

Nota fiscal (empresa) ou Guia de Remessa (órgãos públicos).

É preciso também confrontar o documento de entrega com o pedido feito pela Farmácia - especificações, preços e situações gerais (prazo de entrega, laudo analítico, etc)

Deve-se realizar a conferência física:

Verificar se os volumes estão em bom estado sem sinais de violação

Número e peso dos volumes de acordo com a NF ou GR.

Assinar canhoto da NF ou GR após conferência.

Atestar as vias restantes da NF e GR.

Caso seja verificada qualquer irregularidade quanto à violação, quantidade e peso, não receber a mercadoria e anotar o fato no conhecimento de transporte. Caso haja irregularidades quanto a especificações (concentração, apresentação, prazo de validade e aspecto):

Anotar divergência no conhecimento de transporte, receber os volumes e liberar o transportador.

Se as irregularidades forem percebidas após a saída do transportador, comunicar o fato ao farmacêutico para contato com o fornecedor, antes de efetuados os trâmites para o pagamento.

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